Data obowiązywania: 28.10.2026 r.
Administratorem danych osobowych jest AKCES MS Sp. z o.o., ul. Jagiellońska 22C/14U, 78-100 Kołobrzeg, NIP 6711870543, KRS 0001220729 („Administrator”), prowadząca ofertę Apartamenty AKCES pod adresem https://apartamentyakces.pl/. W sprawach danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: apartamenty@puh-akces.pl lub pisemnie na adres siedziby.
W zależności od sposobu kontaktu i rezerwacji Administrator może przetwarzać: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane rezerwacji (termin, apartament, liczba osób, zamówione usługi, kwota i status płatności), treść korespondencji, dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych oraz dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, np. adres IP i identyfikatory cookies. Dane pochodzą bezpośrednio od osoby dokonującej rezerwacji, a w zakresie koniecznym do jej obsługi również z systemu Hotres i informacji o płatności przekazywanych przez Przelewy24.
1. Przyjęcie i obsługa rezerwacji, kontakt w sprawie pobytu, realizacja usług i rozliczenie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane są przechowywane przez czas realizacji umowy, a następnie w zakresie niezbędnym do dochodzenia lub obrony roszczeń.
2. Wystawianie i przechowywanie dokumentów podatkowych i księgowych oraz wykonywanie innych obowiązków ustawowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO; przez okresy wymagane właściwymi przepisami.
3. Obsługa zapytań, reklamacji, zabezpieczenie roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa strony i rezerwacji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora), a gdy obowiązek wynika z prawa – lit. c; do zakończenia sprawy i upływu odpowiednich terminów przedawnienia.
4. Opcjonalne działania marketingowe lub analityczne, jeśli zostały rzeczywiście wdrożone – na odpowiedniej podstawie prawnej, w tym na podstawie zgody, gdy jest wymagana. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Dane mogą otrzymywać upoważnione osoby obsługujące apartamenty, dostawcy usług IT, hostingu i poczty, obsługa księgowa, podmioty świadczące usługi prawne oraz organy uprawnione na podstawie prawa – tylko w niezbędnym zakresie.
System rezerwacyjny i strona szablonowa są dostarczane przez Hotres. Hotres może przetwarzać dane rezerwacyjne na zlecenie Administratora zgodnie z zawartą umową powierzenia. Szczegółowy zakres i ewentualnych podwykonawców należy sprawdzić w dokumentacji i umowie Hotres.
Płatności online obsługiwane są za pośrednictwem Przelewy24, którego operatorem jest PayPro S.A. Podmiot ten działa jako odrębny administrator danych płatnika w zakresie realizowanych usług płatniczych. Informacja PayPro dla płatników: https://www.przelewy24.pl/obowiazek-informacyjny-rodo-platnicy. Administrator otrzymuje dane potrzebne do potwierdzenia i rozliczenia płatności; nie należy zakładać, że otrzymuje pełne dane karty płatniczej.
Na podstawie samej informacji o korzystaniu z Hotres i Przelewy24 nie można przesądzić, czy dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przed publikacją należy potwierdzić lokalizację przetwarzania i podwykonawców, a także użycie narzędzi analitycznych lub marketingowych. Jeśli występuje transfer poza EOG, należy wskazać właściwe zabezpieczenia i sposób uzyskania ich kopii.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – na zasadach wynikających z RODO – prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie. Można także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl). Wniosek można przesłać na wskazany w § 1 adres kontaktowy.
Podanie danych niezbędnych do rezerwacji i jej opłacenia jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy; brak tych danych może uniemożliwić rezerwację. Podanie innych danych jest co do zasady dobrowolne. Administrator nie podejmuje wobec gości decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym nie prowadzi takiego profilowania .
Strona oraz moduł rezerwacji Hotres mogą wykorzystywać cookies niezbędne do prawidłowego działania serwisu, utrzymania sesji i zapamiętania wyborów podczas rezerwacji. Dokumentacja Hotres wskazuje w szczególności cookie sesyjne PHPSESSID w silniku rezerwacyjnym. Zakres cookies strony szablonowej wymaga osobnego sprawdzenia.
Cookies niezbędne do świadczenia usługi mogą być stosowane bez uprzedniej zgody w granicach przepisów. Pozostałe cookies, w szczególności analityczne i reklamowe, powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody. Użytkownik powinien mieć możliwość odmowy i późniejszej zmiany decyzji równie łatwo jak jej wyrażenia. Cookies można również ograniczać w ustawieniach przeglądarki, co może wpłynąć na funkcjonalność strony.
Hotres umożliwia konfigurację Google Analytics / Google Tag Manager oraz Facebook Pixel, ale samo korzystanie z Hotres nie dowodzi, że te narzędzia są aktywne.
Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter i ryzyko przetwarzania. Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów, funkcjonalności strony lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja będzie publikowana na stronie internetowej.